Procedury….na samo słowo cierpnie nam skóra. Kojarzy się z przymusem, ograniczeniem, żmudną pracą i ciążącym obowiązkiem. Zaczęłam się więc zastanawiać, dlaczego ich nie lubimy. Nie lubimy przestrzegać, nie lubimy tworzyć. Co nam w nich tak naprawdę przeszkadza?
Mi przeszkadza to, że najczęściej są nieaktualne. Stworzone raz, nadludzkim wysiłkiem, dumnie stanowią wiersz w rejestrze, zapis na dysku, a jeszcze, i to całkiem często, nadal wiszą w gablotach na korytarzach.
Bardzo często są napisane niezrozumiałym, zbyt pompatycznym językiem. Moi ulubieńcy zazwyczaj zawierają także nazwy potoczne albo skróty typu: BLP, OTF, MaGa, co utrudnia ich zrozumienie nawet współpracownikom twórcy.
Zbyt długie… Procedura na 20 stron. Czy ktoś w ogóle miał tyle determinacji, żeby dotrzeć do końca?
I nic z niej nie wynika. Nie wskazuje osób odpowiedzialnych, nie ustala punktów kontroli i w zasadzie jaki jest sens jej wdrożenia.
Mogłabym jeszcze wymieniać, ale zamiast tego napiszę, jak ja rozwiązuję kwestię procedur. Zacznijmy o tego czym jest procedura.
Procedura jest zapisem działań i odpowiedzialności, mającym na celu ustalenie standardu zachowań, zmierzających do realizacji celu procesu.
Do opracowania procedur i instrukcji opisujących ważne (czytaj: crossowe, problematyczne) procesy w firmie używam SIPOCa.
- Zbieram grupę zainteresowanych, w tym koniecznie właściciela procesu i uczestników, czyli tych, którzy mają największą wiedzę o procesie.
- Najważniejsze: ustalamy cel procesu. Na tej podstawie zdefiniujemy cel procedury.
- Zaczynamy od opisania procesu, identyfikujemy wejścia i wyjścia oraz przypisujemy dostawców i odbiorców.
- Jak już sporządzimy logiczną mapę następujących po sobie czynności, to ustalamy gdzie mamy braki bądź luki, dzięki temu wyłapiemy każde istotne odstępstwo.
- Planujemy akcje na błędy w procesie i ustalamy sposób postępowania.
- Zapisujemy treść dokumentu, tworzymy tabele odpowiedzialności, a dla organizacji o wyższej świadomości procesowej sporządzamy mapę.
- Na koniec budujemy kartę kontroli, ustalamy termin rewizji oraz osobę odpowiedzialną za aktualizację.
Przy takim trybie mamy pewność, że procedura jest aktualna i odpowiada rzeczywistości 1:1. Mamy cel procedury, poparty uzasadnieniem biznesowym, co czyni ją istotną biznesowo. Nie tworzy jej jeden człowiek, tylko grupa, po to, aby zabezpieczyć interes organizacji z różnych perspektyw. W Ujmuje istotne aspekty, tj.: odpowiedzialność, kontrola, aktualizacja.
A oto kilka wskazówek:
- pamiętaj, żeby najpierw opisać stan faktyczny, a dopiero później szukać usprawnień
- nie oszukuj siebie i innych, jeśli nie jesteś w stanie ustalić faktów, to proces nie działa prawidłowo
- pisz prostym językiem i pełnymi zdaniami, za tydzień sam nie będziesz pamiętać co miałeś na myśli
- nie musisz zrobić za pierwszym razem idealnie. Napisz, sprawdź na procesie, zaplanuj zmianę, popraw
- jeśli nie jesteś w stanie stworzyć pierwszej wersji procedury w 2 godziny, to podziel temat na mniejsze obszary
- stwórz nawyk aktualizacji procedur w organizacji, jeśli pojawią się nowe okoliczności poprawiaj dokument, zamiast ustalać działania mailowo.
Więcej o tym, jak w łatwy sposób przeprowadzić samago SIPOCa, przeczytasz w artykule Bartłomieja Papisza Black Box- jak usprawnić warsztat SIPOC.
Anna Buczek
#LPPO #sekwencjabiznesu