Spotkania – pożeracze czasu? Na co zwrócić uwagę, żeby poprawić ich efektywność. cz.1.

Kiedy poruszam temat spotkań, zadając pytania o ich przebieg, rytm.  Słyszę od uczestników tych spotkań, kadry kierowniczej następujące opinie :

• spotkania to starta czasu
• dużo „gadania” mało działania,
• nie wnoszą one żadnej wartości,
• lepiej, żeby ich nie było,
• spotkaliśmy się pogadaliśmy i tyle,

Zadaję pytanie, co należałoby zrobić, żeby popracować nad efektywnością spotkań. Odpowiedzi, bardzo często trafiają w punkt.

Zastanówmy się,  jakiego typu, spotkania organizujemy, jesteśmy ich częścią. Podzieliłem je na dwie główne kategorie.

1. Regularne, cykliczne. Wpisują się w rytm pracy procesowo – projektowej.
   1. spotkania raportujące
   2. spotkania projektowe
   3. spotkania procesowe
2. Zwoływane Ad-Hoc, kryzysowe, problemowe,

Zauważmy, że z jednej strony mamy powtarzalność z drugiej jej brak.

Części wspólne do każdego, ze spotkań :

1. Czas : długość spotkania, częstotliwość
2. Zakres : temat spotkania, plan spotkania,
3. Ludzie : uczestnicy spotkań,

Zastanówmy się, nad każdą z tych składowych bardziej szczegółowo.

Czas : długość spotkania, częstotliwość

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych :

Ustalmy, zawsze tą samą godzinę, ten sam dzień. Nauczmy organizację, że o danej godzinie, w danym dni, być może nawet i codziennie, poszczególne osoby będą są na spotkaniu wewnętrznym. Które trwa np. 20 minut. Częstotliwość spotkań, jest uwarunkowana między innymi dynamiką zmian jakie zachodzą w przeciągu 24 godzin.

Jestem zwolennikiem organizowania spotkań w przedziale 20-30 minut na jeden temat. Tak steruję zakresem i ilością osób, żeby w tym czasie się zamknąć.

Zakres : temat spotkania, plan spotkania.

Przy spotkaniach raportujących, cyklicznych : Ustalmy plan spotkań. Jasny, czytelny i zrozumiały dla wszystkich uczestników. Określmy, po co się spotykamy, jaki ma wyglądać przebieg spotkania, kto, co, jak raportuje. Ile powinno spotkanie trwać.

Spotkania Ad-Hoc : dobrą praktyką na początku jest poinformowanie o długości spotkania, następnie wskazanie problemu, zdarzenia, które nas zaniepokoiło. Celem tego, nie jest szukanie winnego ale właściwa identyfikacja problemu, zdarzenia. Konstruktywna rozmowa, który przybliża nas do decyzji, zadania.

Zapamiętaj,  kiedy zaczynasz pracę nad poprawą efektywności spotkań, musisz je moderować. Pokazywać przykładami, jak ono ma wyglądać. Nie wystarczy powiedzieć, ma być krótko zwięźle i na temat, trzeba to pokazać, na przykładach. Pilnuj planu spotkania, czasu. Kiedy trzeba, gaś negatywne emocje, ucinaj dyskusje, które wywołują emocje.

Ludzie : uczestnicy spotkań,

To ciągłą praca nad komunikacją, stałe udoskonalanie narzędzi, korygowanie postaw,

Efektem spotkań powinny być działania.  Zapraszajmy osoby, które wnoszą do spotkań wartość. Mają świadomość pracy nad postawami i komunikacją.

W sytuacji kiedy, mamy osobę, która sama nie chce, bądź nie lubi spotkań a musimy przedyskutować temat, Spotkajmy się wcześniej, zbierzmy informacje i przyjdźmy przygotowani.

Komunikacja, dobór słów, kluczowy element. Często uczestnicy używają zbędnych słów, które nic nie wnoszą a tylko ładnie brzmią.

Postawa, jeśli uczestnik spotkania, koncentruje się  na szukaniu winnych, udowadnianiu. Pokazywaniu, że ja jestem „super” a to Wy. Bezwzględnie NIE zapraszać. Ta zasada dotyczy, każdej osoby, niezależnie do stanowiska w organizacji. Spotykamy się po to, żeby poprawiać, usprawniać.

Przygotowanie, wiedza, przygotowanie, zależy od nas samych. Dążmy do faktów, liczb. Zachęcam do korzystania np. z narzędzia 5W2H.  Są sytuacje, kiedy w trakcie spotkania, pojawi się wątek, na który nie mamy dostatecznej wiedzy. Nie udawajmy, że jest inaczej. „Nie wiemy, ale się dowiemy”. Takie postawienie sprawy jest odpowiedzialne i wzbudza zaufanie u pozostałych osób.

Na zakończenie, czego należy się wystrzegać i co obniża efektywność spotkań :

Rozmowa emocjami Artykuł 5W2H

Brak przygotowania Artykuł 5W2H

Brak osób decyzyjnych

Nie do końca dobrze dobrani uczestnicy do tematu

Mieszanie tematów, odchodzenie od wątku źródłowego.

Nie szanowanie czasu

Szukanie winnych a nie rozwiązań

Opieranie się na przypuszczeniach a nie na faktach i liczbach. Artykuł 5W2H

Zapraszam do części 2 Spotkania cz.2. – moja mapa na ten rejs.