Kiedy planowaliśmy pierwszą edycję Warsztatów #LPPO, wspólnie z zespołem zadaliśmy sobie pytanie: co potrzeba, żeby zacząć się zmieniać?
Ponieważ warsztat kierowaliśmy do osób zarządzających, właścicieli, dyrektorów i wyższej kadry menadżerskiej, więc założyliśmy, że są to osoby, które mają realny wpływ na rozwój biznesu, a to czego im potrzeba, to narzędzia, dobre praktyki i rozwiązania typu case study.
I tak po kilku godzinach debat, argumentacji i sporów, wspólnie wypracowaliśmy must have „programu zmian Proces/Projekt”, a to wszystko osadzone w najbliższym Otoczeniu (firma, dział, jednostka) i przy udziale Ludzi (pracownicy, klienci, dostawcy). W skrócie #LPPO!
Wieloletnie doświadczenie w pracy w różnych organizacjach, na różnych stanowiskach i w różnych środowiskach pozwoliło nam określić warunki i opisać mechanizmy, które muszą się wydarzyć, aby wprowadzane zmiany odnosiły sukces, a biznes rozwijał się w sposób zrównoważony. I o tym wszystkim mówiliśmy w trakcie Warsztatów #LPPO | 27.09.2018 r.| Kraków| dotyczących Projektowania procesów biznesowych z elementami Change Management i Lean Continuous Improvement.
Zaczęliśmy od wyjaśnienia czym jest proces w organizacji, jak go budować, kto i jak może nim zarządzać, a przede wszystkim po co organizacji taka wiedza. Tu przykłady same wchodziły na warsztat. Dzięki aktywności naszych uczestników, za którymi stały lata doświadczeń, od początku spotkanie przybrało formę forum dyskusyjnego – ku naszej wielkiej satysfakcji.
Co to jest Projekt? – szybko padło pytanie… Dziś, zresztą niesłusznie, projektem nazywa się każde odstępstwo od działalności bieżącej. Dlatego pomogliśmy w zdefiniowaniu projektów w branżach naszych uczestników, po to, żeby odnieść się do Otoczenia, w którym prowadzą swój biznes.
Jako case study rozpracowaliśmy na czynniki pierwsze obieg faktur. I tak, krok po kroku, omówiliśmy działania jakie zostały zaplanowane a potem zrealizowane, aby ten proces opisać, zmierzyć, określić zakres projektu oraz cel. Przekazaliśmy garść dobrych praktyk, ostrzeżeń i porad jak taki obieg zrealizować u siebie w firmie. Natomiast, żeby nie być gołosłownym, to większość korzyści zarządczych i kontrolnych wynikających z wdrożenia elektronicznego obiegu faktur pokazaliśmy na żywym organizmie, i tu posłużył nam nowy produkt – Biznesowy System Operacyjny Ready_TM.
Podsumowując, wspólnie zgodziliśmy się, że w projekcie wdrożenia elektronicznego obiegu faktur, nie chodzi o oszczędność na kosztach działu księgowości, a o kontrolę i płynność procesu, który dostarczając dane na czas do biznesu, pozwala mu świadomie podejmować decyzje. I rzecz szalenie istotna – uruchamiając taki projekt budujemy i optymalizujemy wszystkie procesy, które dostarczają i odbierają produkty procesu księgowania. Rozrysowując zależności między nimi, pokazaliśmy, jak prowadzić projekt procesowo.
Po przerwie skupiliśmy się na Ludziach, bo to oni stanowią wartość każdej firmy. Omówiliśmy narzędzia, za pomocą których można naszych pracowników angażować w procesy zmiany, po to, by korzystać z ich wiedzy, doświadczenia i praktyki zawodowej. Za pomocą Tablic Kanban pokazaliśmy, jak motywować ludzi do inicjowania zmian i jak kontrolować płynność tych działań. W skrócie, jak czerpać ze źródła, które mamy w organizacji, pamiętając, że jeśli chcesz iść szybko idź sam, jeśli chcesz zajść daleko, idź z zespołem.
W końcu pojawił się dylemat… jak definiować cel zmian? Excelem? Oszczędnością kosztową? Jeden z właścicieli sam podał odpowiedź, mówiąc: „Jeśli chcesz mieć szybki wynik to są osoby, firmy, które w krótkim okresie czasu zredukują koszty o dowolny %, ale to nie jest nasz cel, gdy dalej chcemy rozwijać biznes”.
Zakończyliśmy Warsztaty, a dyskusje jeszcze trwały w kuluarach. O zagrożeniach, o przeszkodach, o braku determinacji w tych działaniach, ale także o potrzebach, o możliwościach i wartości dodanej. Poruszyliśmy ważny temat, do którego warto się przygotować, zanim rozpocznie się zmiany, bo to znacząco zwiększa szanse powodzenia.
