Jesteś PM’em i dostajesz ważny projekt. Na pierwszy rzut oka wszystko gra. Sponsor jest zaangażowany, chętnie bierze udział w spotkaniach, dzieli się swoimi draftami, rysunkami, przedstawia swoje wizje. Widać, że temat nie jest mu obojętny. Mało tego zapewnia, że to istotne dla tej organizacji…
W miarę jak wchodzisz w temat, zaczynają się schody. Nic nie idzie gładko, często wpływasz na skały i rozbijasz się o brzeg. Co wtedy?
Warto odpowiedzieć sobie na poniższe pytania:
- Czy projekt ma jasno określony cel?
- Czy cel jest zgodny ze strategią biznesową?
- Czy możesz określić i zmierzyć korzyści płynące z tej zmiany?
- Czy możesz wymienić realnych beneficjentów?
- Czy wskazani użytkownicy potwierdzają potrzebę rezultatów tego projektu?
- Czy masz zespół oddelegowany na czas projektu?
- Czy cel projektu jest ponad obowiązki bieżące?
- Czy masz wsparcie innych menadżerów?
- Czy ten projekt łączy się z innym prowadzonym w tej organizacji?
- Czy sama/sam jesteś przekonany do jego celu, zakresu, kolejności wdrożenia?
Jeśli przeważają odpowiedzi „NIE” – mam złą informację… prawdopodobnie jesteś PM’em pet project* 🙂
No właśnie, ale jak to się dzieje, że pet project jest uruchamiany?
Najczęściej przyczyną jest brak jasno sformułowanej strategii, przełożonej na cele menadżerów, co powoduje, że działania w organizacji są prowadzone trochę na własną rękę, trochę po swojemu. To tak, jakby wszyscy piłkarze na boisku dostali za cel strzelenie bramki przeciwnikowi i cała dziesiątka ruszyła jednocześnie do natarcia… sami się domyślacie, jakie mogą być konsekwencje.
Pet project może pojawić się także, gdy w organizacji trwa walka o to, kto ma przewagę, silniejszy zespół, lepszą pozycję… Nie czarujmy się, w każdej firmie zdarzają się właściciele, członkowie zarządu, dyrektorzy – indywidualiści, osoby ambitne, które po prostu lubią rywalizować. Nic w tym złego, dopóki ich działania nie szkodzą tej organizacji, jej pracownikom, no i Tobie.
Najmniej szkodliwe jest uruchamianie projektu ze względu na osobiste przekonanie sponsora o jego ważności. Wtedy faktycznie można utożsamiać jego silne zaangażowanie z istotną potrzebą organizacji. Jednak brak uzasadnienia biznesowego jest największym zagrożeniem dla projektu i złem zła. Bądźcie więc czujni, bo gdy ktoś krzyknie „sprawdzam” może zabraknąć waszemu sponsorowi determinacji, by bronić tego projektu i PM’a.
Jednak nie jesteś na straconej pozycji… to co możesz zrobić zanim przyjmiesz projekt to oszacować:
- #Ludzie: czy pracują zespołowo, są zaangażowani, mają doświadczenie…
- #Proces: czy procesy są opisane, mierzone, jest świadomość pracy procesowej…
- #Projekt: czy jest metodyka prowadzenia projektów, są prowadzone inne projekty i ich cele są zbieżne…
- #Otoczenie: czy organizacja promuje pracę projektową, czy działania są transparentne, strategia jest komunikowana otwarcie…
A potem odpowiedz na 10 pytań z początku artykułu i decyduj. Zawsze masz trzy wyjścia:
- Podjąć wyzwanie.
- Zmienić zakres.
- Powiedzieć NIE podając argumenty.
*Pet project (według www.yourdictionery.com – pierwszy wynik wyświetlony przez Google)- a project, activity or goal pursued as a personal favorite, rather than because it is generally accepted as necessary or important.
