Trzecim z filarów #LPPO jest #P = proces.
Jak wiemy, w każdym dziale, departamencie, firmie procesy są. To one nadają rytm w naszych organizacjach, projektach, zmianach. Możemy zastanawiać się, na ile one są efektywne, na ile dostosowane do potrzeb biznesu czy też jaką cechują się stabilnością, ale na pewno są. Żeby móc usprawniać, mierzyć procesy bezwzględnie trzeba je opisać. Wiedzieć z czego się składają, jak funkcjonują w naszym otoczeniu.
Powszechnym narzędziem do opisywania procesu jest SIPOC. Dla przypomnienia, składa się z następujących kategorii Supplier, Input, Process, Output, Customer. Wszystkie elementy procesu przypisujemy do wspomnianych kategorii.
Niejednokrotnie podczas prac warsztatowych z zespołem zauważam, że narzędzie to potrafi sprawiać trudności, spotkanie się wydłuża, nie do końca efekty są zadowalające – dlaczego ?
Flipchart jest, kategorie na nim rozpisane: Supplier – Input – Process – Output – Customer. Pozostaje tylko uzupełniać…, a jednak nie idzie. Tak często jest, że coś co ma nam pomóc, ukierunkować, de facto zawęża myślenie. Tak mamy, że jak widzimy kategorię, do której mamy przyporządkować opis, to szukając rozwiązań bardziej koncentrujemy się na właściwym przypisaniu do danej kategorii aniżeli na opisaniu danego procesu w tym przypadku. Tracimy te cenne pierwsze minuty koncentracji i zapału.
Przez lata wypracowałem metodę, którą nazywam „ black box”. Pudełko, które przyjmuje wszystko, w taki sposób i w takiej kolejności jak je zapełniamy.
Jak to robię.
Na flipchart’cie zapisuję proces np. lakierowanie elementów / przyjęcie towaru na magazyn / podwyżka dla pracownika / rekrutacja pracownika.
W kolejnym kroku zapisuję wszystko to, co jest powiązane, co występuje w danym procesie. Nie oceniam, tylko zapisuję i tym samym zapełniam „black box”. Zapisy powinny być konkretne i jednoznaczne. Starajmy się opisywać rzeczownikami i czasownikami. Po tej części pracy warsztatwoej przyszedł czas na otwarcie pudełka. Do każdego opisu będziemy przypisywali kategorie S-I-P-O-C. Na pierwszy ogień idą czasowniki czyli czynności tj. proces – stawiamy P. Kolejno przechodzimy przez każdy zapisany element i kategoryzujemy go. Na sam koniec pozostaje nam wpisanie w szablon SIPOC i gotowe.
Zachęcam do spróbowania tej metody. Jeśli będziesz facylitatorem takiego spotkania, zrób je w 20 minut.
