W Łodzi, 28 marca br., odbyła się kolejna edycja Konferencji EOIF GigaCon – O Elektronicznych Obiegach Dokumentów. Dziękuję Organizatorom za zaproszenie i szczerze podziwiam konsekwencję w działaniu na rzecz automatyzacji, digitalizacji i stosowaniu rozwiązań probiznesowych.
Miałam ogromną przyjemność podzielić się swoim doświadczeniem z wdrożeń i projektów, w których optymalizowałam procesy, szkoliłam użytkowników i wdrażałam obiegi dokumentów. Postawiłam sobie za cel przekonanie uczestników konferencji, że warto zmiany mierzyć, a potem sprawdzać i weryfikować czy podjęte działania przyniosły oczekiwany rezultat.
Dlaczego mierzenie zmian zapewni sukces projektu? Tak w pięciu punktach, to chodzi o:
#1 – Obalenie mitów – w każdej firmie powstają mity i przypuszczenia oraz bardzo często uproszczenia. To najczęściej za sprawą tych, którzy zamiast rozwiązywać, szukają wytłumaczeń. Dobrze dobrane fakty i liczby, powodują, że przestajemy rozmawiać o tym, co nam się wydaje, a zaczynamy wchodzić na argumenty i konkrety.
#2 – Świadomy wybór – decydujemy mądrze o zakresie, o kolejności wdrażanych funkcjonalności, bo kierujemy się tym, czego biznes potrzebuje, a nie chce. Bardzo często na pytanie „czego potrzebujesz w pracy?” rozwijają się wodze fantazji i chcielibyśmy od razu polecieć na Marsa i przywieźć dowód życia… 🙂 a tak poważenie, lubimy sobie komplikować życie, zamiast korzystać z prostych rozwiązań.
#3 – Trzymanie się kursu – najczęściej powodem błądzenia i szukania po omacku jest brak celu strategicznego, który wyznaczałby kierunek wszystkich działań. Dlatego warto na początku, choćby ogólnie postawić cel oraz opisać uzasadnienie biznesowe. A potem sukcesywnie je rozwijać i wymiarować (chodzi o pieniądz) wraz z pozyskiwaniem nowych danych, faktów i okoliczności.
#4 – Święty spokój – dla Organizacji, bo dostaje to czego aktualnie potrzebuje. Dla Sponsora, bo wie za co płaci i jaką otrzyma korzyść. Dla kierownika projektu, bo jest rozliczany z realizacji, a nie wyobrażeń oraz dla właściciela procesu, bo wie, co będzie przedmiotem zmiany.
#5 – Czerpanie z doświadczeń – wiedza z projektu, może być wykorzystana przy dalszym usprawnianiu procesu albo przy kolejnych wdrożeniach. To, co zadziałało, co nie, kto się sprawdził w zmianie, a kto nie podołał, jakie podejmowaliśmy próby i dlaczego. Ta wartość jest dla organizacji bezcenna.
Warto mierzyć, bo warto wiedzieć jak to, co robimy przyczynia się do realizacji celów naszych i firmy.
Anna Buczek
